業務管理に必須のアイテム
いつ、誰から受注したか、どんな業務を行ったか、当初約束の範囲を超えた業務はなかったか（追加請求）、誰に外注したか・何を購入したか（コスト管理）、いつ納品したか、請求書は出したか、返却してもらいたいものは返ってきたか（返却すべきものは返したか）など業務の内容をつまびらかに記録しておきましょう。
フリーランスは誰かが管理してくれるわけではありません。仕事を効率的に進め、収益をきっちり上げたければ「受注一覧表」は必須です。
また記帳・保管を義務付けられてはいませんが、じつは税務においても重要な役割を担っています。後に税務調査を受けた際、業務内容を説明する根拠となります。受注から納品まで期をまたいでしまったときでも、売上や経費を計上するタイミングを主張するのに大いに役立つでしょう。
イラストレーターの「受注一覧表」
たとえばイラストレーターの場合、こんな「受注一覧表」はいかがでしょう。
広告などで代理店が入る場合「発注会社／担当者」と「クライアント」は異なるので別けておきます。
「使用媒体」はあらかじめ協議しておきましょう。後に異なる媒体に使用したいとなった際に追加請求の根拠となります。
「MEMO」は自由欄です。オーダーの変更、預かった資料、購入した資料など記入しておきます。
複数の仕事が同時進行している場合、請求を忘れていることがたまにあります。「請求済」のチェックボックスがあると便利です。
また納品後に返却してもらいたいもの、発注会社にいただきたいものがあれば、それもチェックボックスを用意しておきます。ここでは「原画戻」「刷見本」の項目を設けています。
Excelですぐ作れる
オリジナルの「受注一覧表」はExcelでかんたんに作成できます。プリントアウトしボードに挟みボールペンで記入すると手軽です。そして1枚のシートがいっぱいになったら、現金出納帳や領収書・請求書綴りなどといっしょに10年は保存しておくようにしましょう。いざというとき必ず残しておいてよかったとなるはずです。
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